An-Cc-Bcc – an wen geht die E-Mail?

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An-Cc-Bcc – an wen geht die E-Mail?

Hannover im Januar 2014 von Ulrike Hauser

Im Gegensatz zum herkömmlichen Brief kann man per E-Mail schnell und einfach ein und denselben Brief an mehrere Personen gleichzeitig verschicken. Es entfällt die Nutzung der Serienbrieffunktion sowie das Eintüten und Frankieren. Doch Vorsicht ist geboten, denn die Empfänger-E-Mail-Adressen müssen in die richtige Zeile eingetragen werden, damit die Privatsphäre geschützt, ungewünschte Offenbarungen verhindert und Datenschutzgesetze eingehalten werden.

„Carbon copy“ oder
der Kohlepapierdurchschlag

In das An-Feld wird der eigentliche Empfänger geschrieben. Will man gleichzeitig eine Kopie der E-Mail versenden, nutzt man das Cc-Feld. Die Abkürzung Cc steht für „Carbon copy“ und bedeutet so viel wie Kohlepapierdurchschlag. Es ist üblich, dass die Personen, die in Cc stehen, die E-Mail lediglich zur Kenntnis bekommen. Die Empfänger in den Feldern An und Cc können die E-Mail-Adressen der anderen lesen und wissen somit, wer die E-Mail noch bekommen hat. Und hier lauert die Gefahr! Denn diese Art der Versendung sollte man nur wählen, wenn es sich um eine geschlossene Nutzergruppe, wie z.B. innerhalb einer Organisation handelt.

„Blind carbon copy“ oder
der „unsichtbarer Durchschlag“

Möchte man dagegen eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, die sich untereinander nicht kennen, sollte man auf jeden Fall das Bcc-Feld nutzen. Bcc steht für „Blind carbon copy“ und wird mit „unsichtbarer Durchschlag“ übersetzt. Der Name sagt es schon: Die Empfänger in diesem Feld werden weder von den anderen Empfängern gesehen, noch können sie selbst andere Adressen sehen. Lediglich das An-Feld ist für alle Teilnehmer sichtbar.

Dieses Verfahren ist immer dann anzuwenden, wenn die Empfänger sich untereinander nicht kennen und/oder nicht wissen sollen, wer die E-Mail noch bekommen hat. Oder wollen Sie, dass Ihre Kunden, Mandanten oder Patienten voneinander wissen? Einblenden können Sie die Felder unter dem Menüband „Optionen“.

Die Empfängerfelder bei Outlook –
kennen Sie den Unterschied

Nicht nur ärgerlich, …

Wird nun eine private E-Mail-Adresse, die zur Wahrung der Privatsphäre nur wenigen Personen bekannt ist, in einer Massen-E-Mail im An- oder Cc-Feld genannt, ist es meist vorbei mit dem werbefreien E-Mail-Account. Denn die Adresse kann durch Viren oder Würmer auf infizierten PCs gefunden werden und somit in Verteilerlisten von SPAM-Versendern gelangen.

… sondern auch ein Datenschutzverstoß, …

Laut Bundesdatenschutzgesetz ist eine E-Mail-Adresse, die meist auch den Vor- und Nachnamen enthält, ein personenbezogenes Datum und somit schützenswert. An Dritte darf die E-Mail-Adresse nur mit Einwilligung des Adressinhabers oder auf einer gesetzlichen Grundlage weitergeben werden. Beide Fälle liegen, z.B. bei einem Massen-E-Mail-Versand, wie der eines Newsletters mit offenem E-Mailverteiler, mit großer Wahrscheinlichkeit nicht vor.

… der eine Bußgeldzahlung nach sich ziehen kann!

Denn eine unzulässige Offenbarung einer E-Mail-Adresse ist ein Bußgeldtatbestand. So wird in einer Pressemitteilung vom 28.6.2013 berichtet, dass das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht ein Bußgeld gegen eine Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens verhängt hat, die eine Massen-E-Mail an einen offenen E-Mail-Verteiler verschickt hatte. Dabei umfasste die eigentliche E-Mail eine halbe Seite, die restlichen 9 ½ Seiten waren E-Mail-Adressen.

Bleiben Sie also wachsam!

Eine E-Mail ist schnell geschrieben. Nehmen Sie sich also bitte die Zeit, die Empfängeradressen sorgfältig in die entsprechenden Felder einzufügen. Vielleicht bitten Sie auch einen Kollegen/eine Kollegin vor dem Versenden noch einmal darüber zu schauen?

Ein Tipp zum Schluss …

Bei E-Mails, die an viele Empfänger per Bcc verschickt werden sollen, tragen Sie als Hauptempfänger-Adresse in das An-Feld einfach Ihre eigene Organisation-E-Mail-Adresse ein. Diese kann ohne Probleme identisch mit der Absenderadresse sein.

… und noch einer:

Versenden Sie häufiger Rundschreiben per E-Mail? Dann sollten Sie vielleicht über einen professionellen Newsletter-Versanddienst nachdenken. Um datenschutzkonform zu agieren, schließen Sie jedoch bitte unbedingt vor der Übermittlung Ihrer Liste mit den E-Mail-Empfängern an den Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung.